¿Qué es el Dosier de Máquina?

Dosier de Máquina: Se trata de una carpeta, informatizada o no, en la que se recoge detalladamente toda la información referente a un equipo. Esta información puede ser de dos tipos:

  •  Externa (Dosier Externo): Se trata de toda la documentación que nos entrega el fabricante de la máquina.
  •  Interna (Dosier Interno): Es la información que generamos en la planta con las diferentes averías y revisiones que sufre el equipo.

El Dosier de Máquina debe ser, por tanto mantenido en el tiempo, es decir, se debe ir rellenando en cada parada o avería que sufre el equipo. Además la documentación con que se va completando este documento, debe ser funcional, esto es, no deber ser muy parca: “rotura de cadena…” y ya, no decimos cuándo, ni la causa, ni cuál de las tres cadenas de que dispone el equipo es la que se ha roto; ni muy extensa, de tal manera que necesitemos una estantería para guardar papeles y sea imposible de gestionar. Así nunca buscaremos nada.

Dosier Externo: como hemos dicho se trata de la documentación que acompaña al equipo cuando nos lo entregan. Esta documentación debe contener:

  • Información referente a la compraventa: garantía del equipo, servicio postventa, número de pedido, fecha en que se compro, coste, datos de contacto, etc. Esta información es muy importante porque puede surgir una rotura en la que tengas que recurrir al fabricante y darle los datos referentes al pedido y cuando se realizó.
  •  Documentación técnica del equipo:
    • Instrucciones de montaje y seguridad: Se puede dar el caso de que el equipo te lo monte el fabricante, pero también podrías montarlo en planta, con el personal propio. Es necesario para ello, saber cómo descargarlo y situarlo en su ubicación, (datos de elevación y transporte); suministro eléctrico, hidráulico o neumático necesarios; datos referentes a la seguridad y salud para evitar accidentes y datos para el reciclaje del equipo, una vez nos deshagamos de él.
    • Características principales: datos eléctricos de consumo, datos hidráulicos, potencia generada, necesidades neumáticas. Esto se ofrece en una tabla de características técnicas.
    • Planos: Importantísimo tener todos los planos del equipo, tanto de sus secciones, como los esquemas eléctricos, neumáticos, hidráulicos y de control, con las órdenes con las que el PLC controla el equipo, (este último suele escasear y es vital para la gestión del equipo). Estos planos se deben actualizar en todas sus copias, siempre que se realice cualquier modificación, con la intención de tenerlos siempre al día.
    • Listado de accesorios y recambios: El fabricante te debe ofrecer un listado con los accesorios del equipo y un código para cada elemento. Además, suelen dar, en algunos casos un listado de repuestos críticos, donde están los elementos fundamentales que se suelen romper de manera más asidua. Habitualmente, con piezas de tipo estándar, el fabricante suele darte su código propio y no el de la pieza estándar. Por supuesto, te lo venderá más caro, forma parte de su negocio.

Dosier interno: Esta documentación es la que generamos nosotros en planta, a través de las revisiones y reparaciones que le hacemos al equipo. Como hemos dicho debe ser funcional, por ello se debe establecer un criterio o plantilla donde se documente de forma escueta la avería de manera básica. Por ejemplo, incluyendo datos como: tipo de fallo, causa y gravedad del mismo, tiempos destinados a reparación, otras acciones, repuestos utilizados.

Para el caso de mantenimientos preventivos al igual que para averías, es muy útil el uso de herramientas GMAO, en las que poder establecer espacios o pestañas a rellenar por el técnico que realiza la intervención.

Si no existiese esta documentación interna y necesitásemos saber qué otras reparaciones sufrió el equipo, podríamos usar otras fuentes de información:

  • Partes de trabajo de los operarios.
  • Facturas de repuestos.
  • Diario de incidencias (si existe en la empresa, no todas lo usan).
  • Experiencia del personal de mantenimiento y producción, (la memoria suele ser bastante frágil).

Esta son algunas opciones, pero en realidad, si tenemos que buscar por estos canales suele ser bastante laborioso, dado que hay que consultar a otros departamentos, buscar en información no codificada, etc. Es más fácil tener la documentación al día, aunque es tremendamente laborioso.

Documentación de referencia para este post: “Organizacíon y Gestión integral de mantenimiento” de García Garrido

Enrique Muñoz S.

4 thoughts on “¿Qué es el Dosier de Máquina?

  1. un resumen excelente y práctico; lástima que con mucha frecuencia toda la documentación que entrega el fabricante de un equipo se queda en la oficina del jefe ó peor aún, en el gestor de compras y no la hace bajar a los técnicos de campo/taller (aunque sea una fotocopia) y en realidad el que más la necesita es el contratista que hace alguna intervención en dicho equipo y el pobre tiene que parir en “in situ” una información que entregada oportunamente sería sumamente productivo para toda la organización.

    Este resumen que has hecho había que metérselo con una inyectadora a dueños de empresas, gerentes de oficina, etc. que creen que los sistemas productivos caminan solos una vez que se hizo la inversión en ellos.

    muy buen blog

    • Gracias Jorge por tu comentario. Es cierto que esta documentación se suele perder en los cajones de las empresas. En el mejor de los casos, se guarda una copia de una copia, no actualizada, en la que los equipos existentes no tienen nada que ver con lo que aparece en la docuementación. Ya sea porque no se actualizan los planos, cuando se modifican los equipos, porque no se respetan los repuestos originales o porque, al pasar de mano en mano, hay documentación que se pierda.

      El valor de estos dosieres y su manutención no está considerado, porque es un trabajo enorme y constante, que no da resultados a la vista, pero que es muy útil

  2. Importante aportación Enrique, estoy de acuerdo con Jorge en que esta documentación no llega a las personas adecuadas en la mayoría de los casos.

  3. Pingback: Enrique Muñoz S | Análisis Causa-Raiz

Comments are closed.