Sistema de Gestión de Activos ISO 55000

Vamos a ver hoy una introducción a la Gestión de Activos o Asset Management, de la mano de una Webinar encontrada en youtube, la cual os invito a revisar. Lo que adjunto a continuación es un breve resumen de lo explicado allí por Hugo V. Amezcua y Gerardo Trujillo, como ponentes. Las imágenes que adjunto son parte de la ponencia de Hugo V. A.

Actualmente se acaba de aprovar una norma a nivel internacional para ayudarnos en la gestión de nuestros activos. Esta norma es la ISO 55000 y surge como transposición de la ya existente norma británica PAS 55.

La norma PAS 55 surge en el año 2004 y se revisa en 2008, siendo muy beneficiosa en los paises de uso, Gran Bretaña, Irlanda y Australia. Es por ello que se decide hacer una norma internacional, la actual ISO 55000 que entra en vigor en enero de 2014. Esta última consta de tres partes:

  • ISO 55000: Establece las definiciónes ( nos da el “por qué”)
  • ISO 55001: Define los requerimientos para el establecimiento, implementación, mantenimento y mejora de un sistema de gestión de activos (nos da el “qué”)
  • ISO 55002: Guía de aplicación de la ISO 55001 (nos da el “cómo”)

¿Qué es la Gestión de Activos?

Según el IAM (Institute of Asset Management), Gestión de Activos es el arte y la ciencia de tomar las decisiones correctas y optimizar los procesos.

Esencialmente es el proceso de guiar la adquisición, uso y desecho de activos, con el fin de obtener el mejor beneficio de su desempeño, administrando la gestión de costos y riesgos a lo largo de su ciclo de vida.

Por ello, una Gestión de Activos efectiva requiere de un enfoque disciplinado que permite a la compañía lograr sus objetivos estratégicos, incluyendo la determinación y elección de activos, la mejor forma de operarlos y mantenerlos y el momento adecuado para reemplazarlos.

Por tanto, la Gestión de Activos juega un rol preponderante en determinar el desempeño operativo y rentabilidad de toda la industria que utiliza activos como parte de su negocio central.

¿Cuáles son las fases del Ciclo de Vida de una Gestión de Activos Integral de una empresa tipo?

Si observamos el diagrama adjunto, vemos que las fases se distribuyen a grandes rasgos como sigue:

  1. Establecimiento de un Plan de Negocio y unos objetivos de negocio. Es decir, a que se dedica la empresa, hace piezas para coche, hace pasteles o fabrica papel.
  2. Adquirir los mejores equipos, los más eficaces para la ejecución de estos trabajos.
  3. Proyecto de construcción y puesta en marcha de las instalaciones o equipos.
  4. Operación de los equipos. Fase de producción que se desarrolla de manera conjunta con la fase siguiente
  5. Mantenimiento de los equipos. Aseguramiento del buen funcionamiento y disponibilidad de los mismos, renovación y mejora.
  6. Final de vida de los activos y remplazo de los mismos.

Las fases 3, 4 y 5 se realizan siguiendo la política y declaración de intenciones desarrollado en el plan estratégico.

¿Qué es un Activo?

Según la definición de la normativa, un activo es algo que tiene un valor potencial o actual para una organización. Esto es, una planta, una instalación, maquinaria, vehículos, edificios u otros elementos)

¿Cuándo llega el final de vida de un activo?

Desde un punto de vista de mantenimiento los activos tienen un inicio de vida en el que requieren de poco preventivo y de mucho correctivo, debido a las puestas en marcha, costes de ajuste para producción y optimización de producto. A lo largo de la vida del activo, estos costes en correctivo se reducen, siendo necesario aumentar los costes en preventivo. Este aumento en preventivo se ajusta en inicio siguiendo unos riesgos, (desde un punto de vista de proceso, no se quiere dejar de producir cuando las máquinas aún son “seminuevas”). Este es el punto óptimo del activo, cuando funciona a plena carga, no para y no requiere de mucho mantenimiento. Pasado este punto óptimo, el activo comienza a requerir más intervenciones de mantenimiento preventivo, se deben sustituir piezas, se deben planificar paradas programadas, comienzan a aparecer perdidas energéticas y productivas, (es necesario más tiempo de arranque y ajuste). Cuando estos costes, tanto de mantenimiento como de producción superan el coste de sustitución del activo, existiendo además un payback razonable de un activo nuevo, es cuendo es pertinente realizar la sustitución.

¿Por qué se requiere un Sistema de Gestión de Activos?

Para que la organización logre sus objetivos estratégicos y a la vez logre gestionar eficazmente sus activos. Esto es:

  • Gestionar el riesgo: evitar riesgos innecesarios de seguridad o de productividad.
  • De manera consistente y sostenible: evitar hacer recortes en mantenimiento o en elementos de gestión que puedan verse afectados a largo plazo.
  • Alineamiento con la cultura corporativa: tratar que todos los trabajadores de la empresa remen en el mismo sentido, evitando que mantenimiento sólo vele por el mantenimiento y no la productividad o que producción solo se preocupe de producir, sin tener en cuenta el estado de los equipos.

¿Qué hace la norma ISO 55000?

Especifica los requerimientos para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de los sistemas de gestión de activos. No te dice “cómo” hacerlo, ese paso lo debe realizar cada organización según su política particular.

¿Cuáles son los beneficios de un Sistema de Gestión de Activos?

  1. Alimento de la visión de la compañía.
  2. Eliminar barreras internas y conseguir más soporte corporativo.
  3. Mejorar los resultados financieros.
  4. Mejor administración de riesgos para la compañía.
  5. Mejores servicios y productos.
  6. Cumplimiento de la responsabilidad social corporativa.
  7. Demostrar el cumplimiento de las regulaciones y los requerimientos.
  8. Mejorar la reputación de l acompañia.
  9. Mejorar en la sostenibilidad organizacional.

¿Es la Gestión de Activos lo mismo que Gestión del Mantenimiento?

Siguiendo lo comentado por G. Trujillo, gestión de mantenimiento es una parte de la gestión de activos, se encarga de una de las fases. Por tanto, este departamento no debe ser el encargado de liderar la gestión de activos, porque, aunque se puede encargar de la implementación de nuevos activos, no es el responsable de elaborar el plan estratégico de la compañía. Digamos que es uno de los intervinientes, pero no el único.

La Gestión de Activos y la Confiabilidad Humana

En la actualidad las empresas están sufriendo una globalización, ya sea porque se trata de multinacionales que operan en diversos países a escala mundial o debido a la continua industrialización de los procesos, apoyados en una mayor comunicación industrial. Esto lleva a las compañías a mejorar sus procesos y sus industrias para ser más competitivas tanto por su gestión productiva como por el correcto estado de su equipamiento.

<<La Gestión de Activos, en inglés Asset Management (AM), es el proceso integral de gestión a través del cual se agrega valor a la organización mediante el uso y cuidado de los activos en todo su ciclo de vida. La Gestión de Activos Industriales puede definirse como: “El juego de disciplinas, métodos, procedimientos, técnicas y herramientas para optimizar el impacto total de los costos, en la vida de un negocio, en su rendimiento y exposición al riesgo,  asociado con índices de confiabilidad, disponibilidad, eficiencia,  mantenibilidad, longevidad y regulaciones de cumplimiento de la seguridad y del medio ambiente, de los activos físicos de una compañía”>>.

La Confiabilidad Operacional es una de las diferentes metodologías y disciplinas a las que las empresas se pueden acoger para gestionar sus activos y obtener una excelencia industrial. Podríamos destacar tres pilares básicos a trabajar para realizar una correcta gestión de activos:

  • Utilizar el Talento Humano idóneo.
  • Gestionar el Conocimiento Permanente.
  • Tomar las Decisiones Óptimas en forma correcta.  

Esto quiere decir que dentro de la Gestión de Activos, un apartado tremendamente fundamental es el Capital Humano y el conocimiento que este ostenta. En este punto estamos hablando del potencial que cada trabajador ofrece dentro de la compañía, de su talento, de su experiencia y de su capital intelectual.

La Gestión del Talento Humano se podría definir como “el sisthttp://confiabilidad.net/assets/uploads/art/RCA/integral_2.JPGema de políticas, procedimientos y prácticas necesarias para planear, dirigir, organizar, ejecutar y controlar la vinculación, compensación, desarrollo y potenciación del Talento Humano de la organización con el fin de fortalecer la generación de valor”. Es decir son todas las herramientas de que dispone la compañía para gestionar y potenciar el talento humano dentro de su organización con el fin de hacerla más competitiva.

Si nos referimos a la Toma de Decisiones en la aplicación de la Gestión de Activos, disponemos de diversas estrategias de gestión moderna. Quizás la más conocida es la Publicly Available Specification (PAS 55).

La Gestión de Activos no es solo un sistema nuevo para gerenciar organizaciones, es una nueva actitud de las personas que participan en él. Implica grandes cambios en los recursos, en las tecnologías y en los objetivos estratégicos. Pero para ello es necesario predisponer permanentemente a ese capital humano, formarlo, liderarlo y motivarlo. Es responsabilidad de la compañía el no desequilibrar la balanza enfocándose únicamente en el equipamiento técnico, en las estrategias o en el producto sin preocuparse en guiar de la mano a sus trabajadores para que participen activamente en este cambio y en un enriquecimiento mutuo.

Artículo basado en la introducción del libro “Confiabilidad Humana. Claves de la Competitividad Organizacional” (Ing. MSc. Oliverio García Palencia. 2013). Imágenes procedentes del mismo autor extraidas de la web Confiabilidad.net.

¿Qué es el Dosier de Máquina?

Dosier de Máquina: Se trata de una carpeta, informatizada o no, en la que se recoge detalladamente toda la información referente a un equipo. Esta información puede ser de dos tipos:

  •  Externa (Dosier Externo): Se trata de toda la documentación que nos entrega el fabricante de la máquina.
  •  Interna (Dosier Interno): Es la información que generamos en la planta con las diferentes averías y revisiones que sufre el equipo.

El Dosier de Máquina debe ser, por tanto mantenido en el tiempo, es decir, se debe ir rellenando en cada parada o avería que sufre el equipo. Además la documentación con que se va completando este documento, debe ser funcional, esto es, no deber ser muy parca: “rotura de cadena…” y ya, no decimos cuándo, ni la causa, ni cuál de las tres cadenas de que dispone el equipo es la que se ha roto; ni muy extensa, de tal manera que necesitemos una estantería para guardar papeles y sea imposible de gestionar. Así nunca buscaremos nada.

Dosier Externo: como hemos dicho se trata de la documentación que acompaña al equipo cuando nos lo entregan. Esta documentación debe contener:

  • Información referente a la compraventa: garantía del equipo, servicio postventa, número de pedido, fecha en que se compro, coste, datos de contacto, etc. Esta información es muy importante porque puede surgir una rotura en la que tengas que recurrir al fabricante y darle los datos referentes al pedido y cuando se realizó.
  •  Documentación técnica del equipo:
    • Instrucciones de montaje y seguridad: Se puede dar el caso de que el equipo te lo monte el fabricante, pero también podrías montarlo en planta, con el personal propio. Es necesario para ello, saber cómo descargarlo y situarlo en su ubicación, (datos de elevación y transporte); suministro eléctrico, hidráulico o neumático necesarios; datos referentes a la seguridad y salud para evitar accidentes y datos para el reciclaje del equipo, una vez nos deshagamos de él.
    • Características principales: datos eléctricos de consumo, datos hidráulicos, potencia generada, necesidades neumáticas. Esto se ofrece en una tabla de características técnicas.
    • Planos: Importantísimo tener todos los planos del equipo, tanto de sus secciones, como los esquemas eléctricos, neumáticos, hidráulicos y de control, con las órdenes con las que el PLC controla el equipo, (este último suele escasear y es vital para la gestión del equipo). Estos planos se deben actualizar en todas sus copias, siempre que se realice cualquier modificación, con la intención de tenerlos siempre al día.
    • Listado de accesorios y recambios: El fabricante te debe ofrecer un listado con los accesorios del equipo y un código para cada elemento. Además, suelen dar, en algunos casos un listado de repuestos críticos, donde están los elementos fundamentales que se suelen romper de manera más asidua. Habitualmente, con piezas de tipo estándar, el fabricante suele darte su código propio y no el de la pieza estándar. Por supuesto, te lo venderá más caro, forma parte de su negocio.

Dosier interno: Esta documentación es la que generamos nosotros en planta, a través de las revisiones y reparaciones que le hacemos al equipo. Como hemos dicho debe ser funcional, por ello se debe establecer un criterio o plantilla donde se documente de forma escueta la avería de manera básica. Por ejemplo, incluyendo datos como: tipo de fallo, causa y gravedad del mismo, tiempos destinados a reparación, otras acciones, repuestos utilizados.

Para el caso de mantenimientos preventivos al igual que para averías, es muy útil el uso de herramientas GMAO, en las que poder establecer espacios o pestañas a rellenar por el técnico que realiza la intervención.

Si no existiese esta documentación interna y necesitásemos saber qué otras reparaciones sufrió el equipo, podríamos usar otras fuentes de información:

  • Partes de trabajo de los operarios.
  • Facturas de repuestos.
  • Diario de incidencias (si existe en la empresa, no todas lo usan).
  • Experiencia del personal de mantenimiento y producción, (la memoria suele ser bastante frágil).

Esta son algunas opciones, pero en realidad, si tenemos que buscar por estos canales suele ser bastante laborioso, dado que hay que consultar a otros departamentos, buscar en información no codificada, etc. Es más fácil tener la documentación al día, aunque es tremendamente laborioso.

Documentación de referencia para este post: “Organizacíon y Gestión integral de mantenimiento” de García Garrido

Enrique Muñoz S.